Evenement organiseren: 7 praktische tips

Het organiseren van een event is om verschillende redenen een goed idee. Zo kan het bijdragen aan waardevolle nieuwe contacten voor je bedrijf. Wel komt er behoorlijk veel bij kijken. Gebruik deze 7 praktische tips om een succesvol evenement te organiseren.

1. Maak een gedetailleerde checklist

Voor je een event organiseert is het verstandig om een zeer uitgebreide checklist te maken, zodat je precies weet wat je allemaal moet regelen. Wees daarbij zo gedetailleerd mogelijk, om te voorkomen dat je iets vergeet.

2. Vind betrouwbare partijen in je netwerk

Ten tweede is het belangrijk om betrouwbare partijen te vinden die alles leveren wat je nodig hebt. Denk bijvoorbeeld aan de catering. Gebruik je eigen netwerk om betrouwbare bedrijven te vinden. Twijfel je nog steeds? Bel het bedrijf dan eens op en vraag bijvoorbeeld naar hun werkwijze en levertijd.

3. Communiceer met je collega’s

Het is belangrijk om je collega’s op tijd op de hoogte te stellen van het event en wees duidelijk over wat er te gebeuren staat. Geef bijvoorbeeld aan dat ze na een bepaalde tijd beter geen afspraken meer op kantoor kunnen ontvangen.

4. Berg vertrouwelijke informatie op

Sommige marketeers vergeten in alle drukte rondom het event dat ze hun vertrouwelijke informatie en privé spullen moeten opbergen. Laat nooit je belangrijke papieren op tafel liggen! Vergeet ook niet om je kantoor goed op te slot te doen voordat het event begint.

5. Bestel voldoende drankjes voor het event

Bestel voor het event voldoende drankjes, want niemand wil natuurlijk uitgedroogde gasten. Ga er vanuit dat je voor een borrel van 1.5 uur ongeveer 4 drankjes per persoon moet regelen. Hou bij het regelen van hapjes rekening met de tijd waarop het event plaatsvindt. Zo hebben je gasten waarschijnlijk later op de avond zelf al een maaltijd geregeld, waardoor je minder hapjes hoeft te bestellen. Direct na het werk heeft iedereen waarschijnlijk juist wel trek, dus speel daar op in.

6. Wees duidelijk over de huisregels

Is het event begonnen? Wees dan duidelijk over de huisregels. Als het goed is geef je aan het begin van het event waarschijnlijk een welkomstwoord. Vertel daarin onder andere wat het programma inhoudt, waar de toiletten en zijn en wat het WiFi wachtwoord is.

7. Zorg voor goede opvolging

Tenslotte is het belangrijk om te zorgen voor goede opvolging. Stuur de mensen die aanwezig waren op je event bijvoorbeeld een bedankmailtje achteraf. Laat vooral duidelijk van je horen op verschillende (social media) kanalen en zorg ervoor dat je collega’s de berichten liken en delen om het bereik te vergroten.

Tijdelijke communicatieprofessional

Zoek je op dit moment naar een tijdelijke communicatieprofessional? Neem dan contact op met 7talents, en wij helpen je graag verder!