Zo laat je een project wél slagen!

Een communicatieproject managen is eenvoudiger dan het lijkt. Tenminste, als je weet waar je precies op moet letten. Zo dien je voldoende aandacht te besteden aan de planning en moet je zowel de scope als de financiën en de voortgang goed definiëren en rapporteren. Ook de risico’s en de maatregelen moeten duidelijk in kaart worden gebracht. Na al papierwerk is het tijd om het project te managen, maar helaas gaat het juist daar vaak mis. Wij hebben vijf manieren waarop je een project wél kunt laten slagen voor je op een rij gezet.

Tip 1: Onderzoek wie de stakeholders

Te vaak richten projectmanagers zich op de inhoud van het project en vergeten ze om hun omgeving te managen. Dit terwijl het juist zo belangrijk is om de verwachtingen van zowel de opdrachtgever als de stakeholders te managen. Om dit goed te kunnen doen moet je de stakeholders identificeren. Welke partijen hebben belang bij jouw project en welke impact heeft het project op hen? Pas na het beantwoorden van deze twee vragen kun je beslissen hoe je de verschillende partijen bij het project gaat betrekken.

Tip 2: Breng de verwachtingen in kaart

Met het identificeren van de stakeholders ben je nog lang niet klaar. Het is minstens zo belangrijk dat je de verwachtingen van de opdrachtgever of directeur duidelijk in beeld hebt. Wat zijn de eisen en welke zakelijke rechtvaardiging is er voor het project? Je moet precies weten wat het project uiteindelijk moet opleveren.

Tip 3: Maak en realistische planning

Het managen van een communicatieproject kan soms behoorlijk stressvol zijn. Zo zul je onder andere beslissingen maken over het budget. Ook is er soms sprake van strakke deadlines. Maak daarom als projectmanager een zo realistisch mogelijke planning. Daarmee voorkom je dat opdrachtgevers en/of stakeholders te hoge verwachtingen hebben en teleurgesteld raken als het anders loopt.

Tip 4: Stel een professioneel team samen

Een project managen doe je natuurlijk niet alleen. Zorg zodoende altijd voor een professioneel team met voldoende kennis en vaardigheden. Stel een team samen met verschillende persoonlijkheden, zodat men elkaar kan aanvullen.

Tip 5: Behoud het overzicht

Tenslotte is het belangrijk dat je als projectmanager het overzicht houdt en alert bent op mogelijke risico’s. Er kunnen zich tijdens het organiseren van een project altijd problemen voordoen, dus denk goed na over wat er eventueel mis zou kunnen gaan. Neem aan de hand daarvan een aantal voorzorgsmaatregelen.

Verhoog de kans op een succesvol project

Wie als projectmanager de bovenstaande vijf punten meeneemt verhoogt de kans op een succesvol project. Onthoud dat het beheren van de inhoud van een project niet de hoofdtaak is van de projectmanager. Dit gedeelte nemen de leden van je projectteam wel voor hun rekening. Zoek je toevallig een tijdelijke communicatie professional? Neem dan contact op met 7talents, en wij helpen je graag verder!