Toegankelijke communicatie realiseren: 5 tips

Het realiseren van toegankelijke communicatie is op dit moment een aandachtspunt voor veel Nederlandse gemeenten. Steeds vaker werden de afgelopen jaren klachten gehoord van burgers die niets begrepen van de communicatie van de gemeente waarvan zij een brief ontvingen of iets lazen op de website. Hier moet verandering in komen. Diverse gemeenten zijn dan ook druk bezig om de communicatie toegankelijker te maken en zij doen dit op verschillende manieren. Hieruit kunnen wij diverse tips halen voor andere gemeenten en deze tips delen wij graag met jou.

1. Testen met proefbrieven

Vaak hebben gemeenten geen idee hoe de communicatie nu voor iedereen toegankelijk wordt gemaakt. Het is dan ook zo dat het vaak lastig is om echt alle doelgroepen te bereiken. Meerdere gemeenten, waaronder Rotterdam en Eindhoven, hebben al proefbrieven ingezet. Deze brieven bevatten een korte boodschap en zijn volgens een specifieke methodiek opgezet. Met proefbrieven kan worden getest in hoeverre de boodschap goed wordt begrepen door meerdere doelgroepen binnen de gemeente.

2. De leesbaarheid testen

Vaak is de communicatie van gemeenten standaard. Er wordt een standaard opzet voor diverse brieven gebruikt, waarbij enkel een aantal onderdelen wordt aangepast naar de specifieke boodschap. Hierdoor wordt er onvoldoende gekeken naar de kwaliteit en de leesbaarheid van de tekst. Diverse gemeenten, waaronder Amstelveen, scannen nu de eigen brieven en formulieren om deze aan te passen naar een betere taalkwaliteit en leesbaarheid.

3. De burgers aan het woord

Soms is het een goed idee om burgers in te zetten om een boodschap aan andere burgers over te brengen. Dit moet Amersfoort ook hebben gedacht, want deze gemeente zet gezinnen in die op video aan andere burgers een boodschap overbrengen. Zo werden er twee gezinnen ingezet om vlogs te maken over hoe zij hun woning verduurzaamden en hoe zij daarnaast met duurzaamheid omgingen, zoals bij het doen van de wekelijkse boodschappen. De gemeente zorgde voor een professioneel camerateam en gebruikt de vlogs als een modern en duidelijk communicatiemiddel naar burgers toe.

4. De Direct Duidelijk Deal

Wellicht heb je al gehoord van de Direct Duidelijk Prijs. Ambtenaren die duidelijk schrijven konden worden genomineerd tot 1 oktober 2019 en op 19 november 2019 zal de prijs worden uitgereikt aan de best schrijvende ambtenaar. De boodschap gaat verder. Zo ondertekende Nijmegen de zogenaamde Direct Duidelijk Deal met vier andere grote steden. Dit betekent dat de wethouders prioriteit geven aan het verduidelijken van taal binnen de communicatie.

5. Inwoners een stem geven

Hoe je het ook wendt of keert, uiteindelijk zijn het de medewerkers die het moeten gaan doen. Zij moeten duidelijke, begrijpelijke communicatie gaan realiseren. Gemeente Fryske Marren heeft daarom besloten om inwoners van de gemeente te betrekken bij het aannemen van nieuwe medewerkers. Er is een zogenaamde sollicitatieraad ingericht waarin de inwoners van de gemeente zitting mogen nemen.

Communicatie moet leesbaar zijn

Gemeenten begrijpen dat burgers hun communicatie niet altijd begrijpen. Daar moet iets aan gedaan worden en al veel gemeenten zijn hier actief mee bezig. Heb jij een goede communicatieprofessional nodig om je te ondersteunen bij het leesbaarder maken van communicatie? Neem contact op met 7talents. Wij bieden communicatieprofessionals voor tijdelijke én vaste aanstelling.