Communicatie op de werkvloer: negeren van e-mails

De communicatie op de werkvloer is niet altijd zoals het gewenst is. Het mailprogramma is vaak een van de belangrijkste interne communicatiekanalen. Onderzoek geeft aan dat maar liefst 60 procent van alle medewerkers mailtjes met regelmaat negeert. Vaak is het nodig om een extra mail te sturen om een eerdere mail beantwoord te krijgen. Dit is niet alleen heel vervelend, het kost ook tijd, geld en soms zelfs omzet. Wij geven je 3 tips om het negeren van mails te voorkomen en efficiënter met je mail om te gaan.

1. De onderwerpregel en de cc

De onderwerpregel kan veel voor je mail doen. Het is immers het eerste wat de ontvanger ziet. Formuleer een korte en krachtige onderwerpregel, zodat de ontvanger bij binnenkomst al kan inschatten waar de mail over gaat. Besteed ook aandacht aan de cc. Zorg ervoor dat je geen mensen met jouw mail belast die er eigenlijk helemaal niets aan hebben of waarvan je geen actie verwacht. Door bij het opstellen van de mail goed na te denken over de onderwerpregel en cc voorkom je dat jouw mails genegeerd worden.

2. Regelmatige sweep

Een sweep, ofwel het opschonen van je mailbox, is echt af en toe nodig. Soms is het niet de intentie om een mail te negeren, maar wordt de mail gewoonweg over het hoofd gezien tussen de vele andere mails. Voer regelmatig een sweep uit, verwijder mails die je niet meer nodig hebt en plaats mails die je wel nodig hebt in aparte mappen. Zo houd je de inbox overzichtelijk. Uit onderzoek blijkt bovendien dat werknemers met een kleine(re) mailbox meer werkplezier ervaren.

3. Verstuur via meerdere kanalen

Gelukkig gebruikt niet iedereen de mail nog zo intensief als voorheen. Er zijn immers veel andere, makkelijkere mogelijkheden bij gekomen. Denk alleen aan WhatsApp of de samenwerkingsapp Trello. Als je er zeker van wilt zijn dat jouw boodschap niet genegeerd wordt, dan kan het handig zijn om de boodschap via meerdere kanalen aan te bieden. Gaat het om korte een-op-een berichten of moet je iets afstemmen, dan blijft even langslopen of bellen te snelste en meest doeltreffende manier.

Zorg voor een betere communicatie

Veel bedrijven ervaren een te laag niveau van zowel de interne als de externe communicatie. Mails die genegeerd worden kosten veel tijd, geld, moeite en meer. Dit kan worden voorkomen. Wil jij de communicatie intern en/of extern verbeteren en kun jij hierbij wel wat ondersteuning gebruiken van een ervaren communicatieprofessional? Dan kan 7talents je helpen. Via ons vind je de juiste professional voor korte of langere tijd.